Al lavoratore dipendente che presta in via temporanea l’attività fuori dalla propria sede di lavoro possono essere corrisposte delle somme a titolo di rimborso delle spese sostenute in occasione della trasferta.
L’articolo 95, comma 3, Tuir prevede che “Le spese di vitto e alloggio sostenute per le trasferte effettuate fuori dal territorio comunale dai lavoratori dipendenti e dai titolari di rapporti di collaborazione coordinata e continuativa sono ammesse in deduzione per un ammontare giornaliero non superiore ad euro 180,76; il predetto limite è elevato ad euro 258,23 per le trasferte all'estero. Se il dipendente o il titolare dei predetti rapporti sia stato autorizzato ad utilizzare un autoveicolo di sua proprietà ovvero noleggiato al fine di essere utilizzato per una specifica trasferta, la spesa deducibile è limitata, rispettivamente, al costo di percorrenza o alle tariffe di noleggio relative ad autoveicoli di potenza non superiore a 17 cavalli fiscali, ovvero 20 se con motore diesel.”
Inoltre il comma 3-bis, dell’articolo 95, Tuir (introdotto dalla Legge n. 207 del 30 dicembre 2024) prevede che: “Le spese di vitto e alloggio e quelle per viaggio e trasporto mediante autoservizi pubblici non di linea di cui all'articolo 1 della legge 15 gennaio 1992, n. 21, nonché i rimborsi analitici relativi alle medesime spese, sostenute per le trasferte dei dipendenti ovvero corrisposti a lavoratori autonomi, sono deducibili nei limiti di cui ai commi 1, 2 e 3 se i pagamenti sono eseguiti con versamento bancario o postale ovvero mediante altri sistemi di pagamento previsti dall'articolo 23 del decreto legislativo 9 luglio 1997, n. 241” a decorrere dall’anno 2025.
Si evince quindi che le somme corrisposte a titolo di rimborso spese di trasferta sono in generale deducibili per l’impresa, in quanto inerenti la propria attività e collegate allo svolgimento di alcune prestazioni lavorative in un luogo diverso dalla propria sede, salvo alcune limitazioni ovvero:
- il limite di deducibilità di € 180,76 giornaliero (€ 258,23 all’estero) per le spese di vitto e alloggio per le trasferte effettuate fuori dal Comune, che si applica esclusivamente in caso di rimborso analitico o cosiddetto a piè di lista;
- il rimborso chilometrico del costo di percorrenza dei veicoli di proprietà del dipendente o noleggiati per la trasferta non può essere superiore a quello previsto per autovetture con potenza superiore a 17 CV fiscali o 20 CV per autovetture con motore diesel;
- l’obbligo di tracciabilità dei costi ai fini della deducibilità dal reddito d’impresa.
Infine, come precisato dall’amministrazione finanziaria con Circolare Ministeriale n. 188/E del 16.07.1998, redditi lavoro dipendente – quesito 1 e 7, per assicurare la deducibilità fiscale:
- è previsto che il dipendente presenti una nota spese, ossia un documento redatto in forma libera nel quale sono riepilogate il dettaglio delle spese sostenute e allegati i documenti giustificativi di spesa (per il rimborso chilometrico il dipendente predispone un foglio dei viaggi effettuati nel quale saranno evidenziati gli spostamenti e i km percorsi);
- i documenti devono essere inerenti all’attività svolta e collegati alla trasferta;
- non è richiesto che le spese sostenute siano certificate da fattura e che i documenti siano intestati al datore di lavoro o al dipendente;
- non è necessario che la trasferta sia autorizzata.