Alla fine dell’articolo 51 comma 5 del Tuir (indennità per trasferte o missioni di lavoratori dipendenti) è aggiunto un periodo nel quale si stabilisce che “I rimborsi delle spese per vitto, alloggio, viaggio e trasporto effettuati mediante autoservizi pubblici non di linea (taxi e NCC, ndr), per le trasferte o le missioni di cui al presente comma, non concorrono a formare il reddito se i pagamenti delle predette spese sono eseguiti con versamento bancario o postale ovvero mediante altri sistemi di pagamento (carte di debito, di credito e prepagate, assegni bancari e circolari).
Queste disposizioni riguardano anche i percettori di redditi assimilati a quelli di lavoro dipendente ai sensi dell’articolo 51 comma 1 del Tuir.
Nell’elenco delle spese che devono essere pagate in modo tracciabile non rientrano invece i costi chilometrici chiesti a rimborso dai dipendenti e, fatte salve diverse interpretazioni dell’AdE le spese di viaggio per i quali siano stati utilizzati autoservizi pubblici di linea (quali treni, autobus, tram, metropolitana, ecc.).
I nuovi adempimenti hanno un impatto molto forte sull’organizzazione aziendale e richiedono una immediata informazione ai lavoratori che dovranno effettuare i pagamenti in modo tracciabile secondo rigorose procedure precedentemente impartite dall’azienda.
L’obbligo di tracciabilità delle spese di trasferta estende i suoi effetti anche sulla possibilità di deduzione delle spese stesse dal reddito di lavoro autonomo o d’impresa.
Infatti la legge di bilancio è intervenuta anche sull’articolo 54 del Tuir in materia di determinazione del reddito di lavoro autonomo stabilendo che le spese di trasferta sostenute dal lavoratore autonomo, addebitate analiticamente al committente, sono deducibili se effettuate con strumenti tracciabili.
Con un intervento sull’articolo 95 (deducibilità per le imprese delle spese per prestazioni di lavoro) è ora stabilito che le spese di vitto e alloggio, nonché i rimborsi analitici delle spese per viaggio e trasporto, effettuati mediante autoservizi pubblici non di linea, sostenute per le trasferte dei dipendenti ovvero corrisposti a lavoratori autonomi, sono deducibili (nei limiti previsti dalla norma stessa) se effettuate con strumenti di pagamento tracciabili.
Infine modificando l’articolo 108 del Tuir si è operato in maniera analoga anche in materia di deducibilità delle spese di rappresentanza.
Oltre che per Irpef e Ires lo stresso principio si applica anche ai fini dell’Irap.
Di seguito riportiamo un esempio della comunicazione che sarà opportuno fare da subito a dipendenti, collaboratori e amministratori.
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Gentilissima/o sig.ra/signor
Con la presente si comunica che la Legge di bilancio ha introdotto a partire dal 1° gennaio 2025 norme stringenti in materia di tracciabilità dei pagamenti delle spese di trasferta.
Pertanto tutte le spese di trasferta (vitto, alloggio, trasporto, ecc.) sostenute a partire dalla data suindicata dovranno essere da Lei saldate attraverso metodi di pagamento tracciabili (carte di credito, bancomat, pagamenti on-line) e copia della ricevuta dovrà essere allegata al giustificativo di spesa.
Diventa quindi molto importante che, prima di richiedere il servizio, verifichi con il fornitore del servizio stesso la possibilità di effettuare il pagamento mediante uno dei metodi consentiti.
Nell’elenco delle spese che devono essere pagate in modo tracciabile non rientrano, ovviamente, i costi chilometrici chiesti a rimborso purché continuino ad essere analiticamente indicati le date, le destinazioni e le distanze coperte.
Facciamo presente che le eventuali spese sostenute e non tracciabili nei pagamenti dovranno essere assoggettate fiscalmente e previdenzialmente in busta paga determinando un corrispettivo inferiore a quello sostenuto. Un’ulteriore conseguenza sarà l’indeducibilità di tali spese ai fini Ires ed Irap da parte dell’impresa.
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