Il Garante, intervenuto a seguito del reclamo presentato da un agente di commercio, ha accertato che la società nel corso del rapporto di collaborazione, attraverso un software, aveva effettuato un backup della posta elettronica, conservando sia i contenuti che i log di accesso alla email e al gestionale aziendale.
Le informazioni raccolte erano poi state utilizzate dalla società in un contenzioso.
L’Autorità ha appurato inoltre l’inidoneità e la carenza dell’informativa resa ai lavoratori.
Il documento prevedeva infatti la possibilità, per il datore di lavoro, di accedere alla posta elettronica dei propri dipendenti e collaboratori per garantire la continuità dell’attività aziendale, in caso di loro assenza o cessazione del rapporto, senza citare, tra l’altro, l’effettuazione del backup e il relativo tempo di conservazione.
Nel definire il procedimento, il Garante ha affermato che tale modalità di conservazione risultava non proporzionata e necessaria al conseguimento delle finalità dichiarate dalla Società di garantire la sicurezza della rete informatica e la continuità dell’attività aziendale.
Ciò, inoltre, aveva consentito alla Società di ricostruire, minuziosamente, l’attività del collaboratore, incorrendo così in una forma di controllo vietata dallo Statuto dei lavoratori.
Per quanto riguarda infine l’uso dei dati in tribunale, il Garante ricorda che il trattamento effettuato accedendo alla posta elettronica del dipendente per finalità di tutela in ambito giudiziario si riferisce a contenziosi già in atto, non ad ipotesi di tutela astratte e indeterminate come in questo caso.
Oltre alla sanzione, l’Autorità ha disposto il divieto di ulteriore trattamento dei dati attraverso il software utilizzato per il backup della posta elettronica.
È da sottolineare che, sulla vicenda, si sono sollevate critiche da parte di alcuni esperti e giuristi che considerano il provvedimento del Garante Privacy eccessivamente restrittivo rispetto alle necessità da parte delle imprese di tutelare il proprio patrimonio in relazione a possibili violazioni dei doveri di fedeltà da parte dei lavoratori.