L’art. 2086, secondo comma, c.c., modificato dall’art. 375 del d.lgs. 12 gennaio 2019, n. 14 recante il Codice della crisi d’impresa e dell’insolvenza (di seguito, “Codice della crisi” o “CCII”), sancisce la regola in base alla quale tutti gli imprenditori che operano in forma societaria o collettiva hanno il dovere di istituire un assetto organizzativo, amministrativo e contabile adeguato alla natura e alle dimensioni dell’impresa, anche in funzione della rilevazione tempestiva della crisi dell’impresa e della perdita della continuità aziendale, nonché di attivarsi senza indugio per l’adozione e l’attuazione di uno degli strumenti previsti dall’ordinamento per il superamento della crisi e il recupero della continuità aziendale.
Nel caso della società cooperativa la disposizione fa pertanto ricadere sull’organo amministrativo un triplice obbligo, ossia di:
- istituire un assetto organizzativo, amministrativo e contabile adeguato;
- istituire tale assetto anche in funzione della rilevazione tempestiva della crisi di impresa e dellap edita della continuità;
- attivarsi senza indugio per l'adozione e l'attuazione di uno degli strumenti previsti dall'ordinamento per il superamento della crisi e il recupero della continuità aziendale.
Nell’ambito dell’attività di gestione, si tratterà di approntare procedure che possano garantire l’efficacia e l’efficienza della gestione dei rischi e del sistema di controllo interno, nonché la completezza, la tempestività e l’attendibilità dei flussi informativi tra le funzioni della cooperativa e tra queste e le funzioni di altre società del gruppo (se esistenti), nonché di individuare indici e parametri segnaletici che consentano di evidenziare segnali di allarme (al fine della emersione anticipata della crisi).
La normativa tuttavia non fornisce una definizione puntuale circa la caratteristica che gli assetti organizzativi, amministrativi e contabili, dovrebbero possedere per la loro qualificazione in termini di adeguatezza, ma si può identificare un assetto organizzativo: (i) il sistema di funzionigramma e di organigramma e, in particolare, il complesso delle direttive e delle procedure stabilite per garantire che il potere decisionale sia assegnato ed effettivamente esercitato a un appropriato livello di competenza e responsabilità, (ii) il complesso procedurale di controllo, iii) flussi informativi attendibili e efficaci tra organi e funzionali aziendali.
Per quanto attiene al sistema amministrativo-contabile dovrebbe essere identificato come l’insieme delle direttive, delle procedure e delle prassi operative dirette a garantire la completezza, la correttezza e la tempestività di una informativa societaria attendibile, in accordo con i principi contabili adottati dall’impresa.
L’adeguatezza dell’assetto organizzativo è subordinata alla condizione che sia presente una struttura compatibile alle dimensioni della società, nonché alla natura e alle modalità di perseguimento dell’oggetto sociale, nonché alla rilevazione tempestiva degli indizi di crisi e di perdita della continuità aziendale e che dunque possa consentire, agli amministratori preposti, una sollecita adozione delle misure più idonee alla sua rilevazione e alla sua composizione.
In via generale, un assetto organizzativo può definirsi adeguato quando, in relazione alle dimensioni e alla complessità della società, alla natura e alle modalità di perseguimento dell’oggetto sociale esso:
- dia evidenza all'organizzazione gerarchica;
- presenti un organigramma aziendale con chiara identificazione delle funzioni, dei compiti e delle linee di responsabilità;
- includa procedure che assicurano l’efficienza e l’efficacia della gestione dei rischi e del sistema dicontrollo, nonché la completezza, la tempestività, l’attendibilità e l’efficacia dei flussi informativi anche con riferimento alle società controllate;
- comprenda procedure che assicurino la presenza di personale con adeguata professionalità e competenza a svolgere le funzioni assegnate e che garantiscano un ordinato e regolare andamento della gestione;
L’obiettivo è quello di assicurare l’istituzione e, conseguentemente, accertare l’esistenza di procedure interne all’organizzazione che risultino adeguate rispetto alle esigenze di business e di governance in termini sia di professionalità che di capacità di raggiungere gli obiettivi strategici e operativi, nonché di istituire e regolamentare i flussi informativi tra organi e funzioni aziendali.
Per quel che concerne all’assetto amministrativo-contabile si declina il principio per cui esso risulta adeguato se permette:
- la completa, tempestiva e attendibile rilevazione contabile e rappresentazione dei fatti di gestione;
- la produzione di informazioni valide e utili per le scelte di gestione e per la salvaguardia del patrimonio aziendale;
- la produzione di dati attendibili per la formazione del bilancio d'esercizio.