Whistleblowing: tutti gli adempimenti da effettuare entro il 17 dicembre 2023.

Le principali novità

La materia del whistleblowing era già disciplinata nel nostro ordinamento dalla Legge n. 179/2017.

Tuttavia, la Direttiva (UE) 2019/1937 ha dettato disposizioni volte ad uniformare le normative nazionali per introdurre uno standard minimo di tutela per i “whistleblowers”, garantendo anche la possibilità di segnalare le violazioni in modo anonimo.

 

Soggetti tutelati e definizione del contenuto delle segnalazioni

Il contenuto delle segnalazioni deve riguardare violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’Unione Europea che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato, di cui le persone tutelate dalla normativa siano venute a conoscenza in un contesto lavorativo pubblico o privato.

 

Sono tutelati:

• lavoratori subordinati e autonomi (comprese cococo e prestazioni occasionali)del soggetto privato o dell’ente pubblico;
• consulenti e liberi professionisti del soggetto privato o dell’ente pubblico;
• volontari e tirocinanti, anche non retribuiti del soggetto privato o dell’ente pubblico;
• dipendenti e collaboratori autonomi di aziende fornitrici del soggetto privato o dell’ente pubblico;
• azionisti e persone del soggetto privato o dell’ente pubblico con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza.

 

La tutela si applica anche

• durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali;
• durante il periodo di prova;
• successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico.

 

Inoltre, le misure di tutela si applicano anche,

• ai c.d. “facilitatori” che assistono una persona segnalante nel processo di segnalazione, operante all’interno del medesimo contesto lavorativo e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata;
• alle persone del medesimo contesto lavorativo della persona segnalante che siano legate a lui da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il 4° grado;
• ai colleghi di lavoro del segnalante;
• agli enti di proprietà o per cui lavora il segnalante o che operano nel medesimo contesto lavorativo.

 

Adozione di un sistema di whistleblowing

Un sistema di whistleblowing ha come elemento fondamentale la costituzione di un canale riservato per segnalare condotte illecite di cui si viene a conoscenza nel contesto lavorativo.

 

Devono dotarsi di tale canale i “soggetti del settore pubblico” e i “soggetti del settore privato” che

 

• hanno impiegato, nell’ultimo anno, la media di almeno 50 lavoratori subordinati con contratti di lavoro a tempo indeterminato o determinato, indipendentemente dalla natura delle loro attività;
• a prescindere dal numero dei dipendenti, rientrano nell’ambito di applicazione

b.1) degli atti dell’Unione, in materia di servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo, sicurezza dei trasporti e tutela dell’ambiente;

b.2) del D.Lgs n. 231/2001 e adottano i Modelli di Organizzazione e Gestione (MOG). I MOG, di cui all’articolo 6, co. 1, lettera a), del D.Lgs n. 231/2001, prevedono, quindi, i canali di segnalazione interna di cui al D.Lgs n. 24/2023.

 

Decorrenza degli obblighi

Le disposizioni del D.Lgs n. 24/2023 hanno effetto

• a decorrere dal 15 luglio 2023, per le aziende private con più di 249 dipendenti;
• a decorrere dal 17 dicembre 2023, per i soggetti del settore privato che hanno impiegato, nell’ultimo anno, una media di lavoratori subordinati, con contratti di lavoro a tempo indeterminato o determinato, fino a 249 ivi compresi quelli con meno di 50 dipendenti che appartengono a determinati settori (vedi precedente punto b.1)) o hanno adottato il MOG ai sensi del dlgs 231/2001 (vedi precedente punto b.2))

 

Canali e modalità di segnalazione

Le segnalazioni da parte dei whistleblowers avvengono attraverso tre canali.

1. Canale interno, la cui gestione deve essere affidata

• ad una persona o ad un ufficio interno autonomo dedicato e con personale specificamente formato per la gestione del canale di segnalazione, ovvero
• a un soggetto esterno, anch’esso autonomo e con personale specificamente formato.

 

1. Canale esterno. E’ attivato dall’Autorità nazionale anticorruzione (ANAC), è accessibile in via residuale, rispetto al canale di segnalazione interna qualora

• non sia prevista, nell’ambito del suo contesto lavorativo, l’attivazione obbligatoria del canale di segnalazione interna o, anche se obbligatorio, non risulta essere attivo o, anche se attivato, non risulta essere conforme;
• la persona segnalante abbia già effettuato una segnalazione interna e la stessa non abbia avuto seguito;
• abbia fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione possa determinare il rischio di ritorsione;
• abbia fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

 

Le segnalazioni sono effettuate in forma

• scritta, anche con modalità informatiche (per il canale esterno, messa a disposizione da ANAC) o
• orale (attraverso linee telefoniche o altri sistemi di messaggistica vocale, o,
• se la persona segnalante lo richieda, attraverso un incontro in presenza fissato in un tempo ragionevole.

 

Nel caso in cui la segnalazione sia presentata ad un soggetto diverso dall’ANAC è trasmessa a quest’ultima, entro 7 giorni dalla data del suo ricevimento, dando contestuale notizia della trasmissione alla persona segnalante.

Alla persona segnalante deve essere dato un riscontro alla segnalazione entro 3 mesi o (per il canale esterno, se ricorrono giustificate e motivate ragioni, anche entro 6 mesi) dalla data dell’avviso di ricevimento della segnalazione o, in mancanza di detto avviso, dalla scadenza dei 7 giorni dalla presentazione della segnalazione.

 

I canali devono garantire, anche tramite il ricorso a strumenti di crittografia, la riservatezza dell’identità della persona segnalante, della persona coinvolta e della persona comunque menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa  documentazione.

NOTA BENE. I canali di segnalazione (whistleblowing), le procedure ed i presupposti per effettuare le segnalazioni, devono essere comunicati chiaramente sia sul sito internet, sia nei luoghi di lavoro, sia in luoghi accessibili ai terzi che intrattengono rapporti con il titolare del canale di segnalazione.

1. Canale pubblico. Può essere utilizzato se il segnalante ha previamente effettuato una segnalazione interna ed esterna ovvero ha effettuato direttamente una segnalazione esterna e non è stato dato tempestivo riscontro in merito alle misure previste o adottate per dare seguito alla segnalazione o quanto il segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

Inoltre, è possibile effettuare una segnalazione per pubblica divulgazione quando la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato timore che chi ha ricevuto la segnalazione possa essere colluso con l’autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa.

 

Tutele dei segnalanti

Il Decreto in esame precisa che i motivi che hanno indotto la persona a segnalare o denunciare o divulgare pubblicamente sono irrilevanti ai fini della sua protezione e tra le “informazioni sulle violazioni” sono compresi altresì i fondati sospetti.

In particolare, i “whistleblowers” non possono subire ritorsioni tra le quali il Decreto stesso annovera:

• il licenziamento, la sospensione o misure equivalenti;
• la retrocessione di grado o la mancata promozione;
• il mutamento di funzioni, il cambiamento del luogo di lavoro, la riduzione dello stipendio, la modifica dell’orario di lavoro;
• la sospensione della formazione o qualsiasi restrizione dell’accesso alla stessa;
• le note di merito negative o le referenze negative;
• l’adozione di misure disciplinari o di altra sanzione, anche pecuniaria;
• la coercizione, l’intimidazione, le molestie o l’ostracismo;
• la discriminazione o comunque il trattamento sfavorevole;
• la mancata conversione di un contratto di lavoro a termine in un contratto di lavoro a tempo indeterminato, laddove il lavoratore avesse una legittima aspettativa a detta conversione;
• il mancato rinnovo o la risoluzione anticipata di un contratto di lavoro a termine;
• i danni, anche alla reputazione della persona, in particolare sui social media, o i pregiudizi economici o finanziari, comprese la perdita di opportunità economiche e la perdita di redditi;
• l’annullamento di una licenza o di un permesso;
• la richiesta di sottoposizione ad accertamenti psichiatrici o medici.

 

È onere della persona che ha compiuto l’azione ritorsiva, in caso di controversie, dimostrare che tali misure sono fondate su ragioni estranee alla segnalazione stessa.

La disposizione si applicano anche nei casi di segnalazione o denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o divulgazione pubblica anonime, se la persona segnalante è stata successivamente identificata e ha subito ritorsioni.

In caso di ritorsioni commesse nel contesto lavorativo di un soggetto del settore privato, l’ANAC informa l’Ispettorato nazionale del lavoro, per i provvedimenti di propria competenza.

Al fine di acquisire elementi istruttori indispensabili all’accertamento delle ritorsioni, l’ANAC può avvalersi, per quanto di rispettiva competenza, della collaborazione dell’Ispettorato della funzione pubblica e dell’Ispettorato nazionale del lavoro, ferma restando l’esclusiva competenza dell’ANAC in ordine alla valutazione degli elementi acquisiti e all’eventuale applicazione delle sanzioni amministrative.

È istituto presso ANAC l’elenco degli enti del Terzo settore che forniscono alle persone segnalanti misure di sostegno quali informazioni, assistenza e consulenze a titolo gratuito sulle modalità di segnalazione e sulla protezione dalle ritorsioni offerta dalle disposizioni normative nazionali e da quelle dell’Unione europea, sui diritti della persona coinvolta, nonché sulle modalità e condizioni di accesso al patrocinio a spese dello Stato.

 

Sanzioni

 

ANAC, l’unico soggetto competente a valutare le segnalazioni e l’eventuale applicazione delle sanzioni amministrative sia per quanto concerne il settore pubblico che quello privato, dispone, inoltre, l’invio delle segnalazioni aventi ad oggetto informazioni sulle violazioni che non rientrano nella propria competenza alla competente autorità amministrativa o giudiziaria.

Fermi restando gli altri profili di responsabilità, ANAC applica al responsabile le seguenti sanzioni amministrative pecuniarie:

• da 10.000 a 50.000 euro quando accerta che sono state commesse ritorsioni o quando accerta che la segnalazione è stata ostacolata o che si è tentato di ostacolarla o che è stato violato l’obbligo di riservatezza;
• da 10.000 a 50.000 euro quando accerta che non sono stati istituiti canali di segnalazione, che non sono state adottate procedure per l’effettuazione e la gestione delle segnalazioni;
• da 500 a 2.500 euro nel caso in cui venga accertata la responsabilità penale della persona segnalante per i reati di diffamazione o di calunnia.

 

I soggetti del settore privato prevedono, inoltre, in aggiunta nel sistema disciplinare adottato sanzioni disciplinari nei confronti di coloro che accertano essere responsabili degli illeciti.

Il D.Lgs n. 24/2023 ha modificato anche l’art. 4 della Legge n. 604/1966 disponendo che il licenziamento, conseguente alla segnalazione, alla denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o alla divulgazione pubblica effettuate ai sensi del Decreto in esame, sia nullo.