Per effetto delle modifiche apportate all’art. 7, c. 4-quater D.L. 357/1994 dal D.L. 73/2022, oltre alla tenuta dei registri contabili anche la conservazione con sistemi elettronici è da considerarsi regolare in difetto di trascrizione su supporti cartacei o di conservazione sostitutiva digitale se, in sede di accesso, ispezione è verifica, gli stessi risultano aggiornati sui predetti sistemi e sono stampati a seguito di richiesta degli organi precedenti.
Tenuta e conservazione
Devono essere conservati per un minimo di 10 anni dalla data dell’ultima registrazione (art. 2220 c.c.) e, in ogni caso, fino alla definizione dell’eventuale accertamento relativo al corrispondente periodo d’imposta.
Cartacea
La conservazione cartacea richiede il solo rispetto delle regole inerenti la corretta tenuta della contabilità su supporti cartacei.
La tenuta di qualsiasi registro contabile con sistemi elettronici è considerata regolare, in difetto di trascrizione su supporti cartacei dei dati relativi all’esercizio per il quale non siano scaduti da oltre 3 mesi i termini per la presentazione delle relative dichiarazioni annuali, purché i dati stessi siano aggiornati, disponibili e stampabili in sede di controlli e ispezioni contestualmente alla richiesta avanzata dagli organi competenti ed in loro presenza.
Con le modifiche ex art. 12-octies D.L. 34/2019 non sono state modificate le regole riguardanti la “conservazione” dei documenti informatici fiscalmente rilevanti. Secondo l’Agenzia delle Entrate (interpelli 236/2021 e 346/2021), la tenuta e la conservazione dei documenti differivano in relazione al fatto che l’adempimento avvenisse in formato cartaceo o elettronico. In altri termini, se i libri e i registri sono tenuti in formato elettronico, ai fini della loro regolarità:
- potevano non essere stampati fino al 3° mese successivo al termine di presentazione della relativa dichiarazione dei redditi, salvo che non sia richiesto in sede di accesso, ispezione o verifica fiscali;
- entro il 3°mese successivo al termine di presentazione della dichiarazione dei redditi occorreva, alternativamente, stamparli o porli in conservazione digitale ai sensi del D.M. 17.06.2014 qualora si intendesse mantenerli in formato elettronico.
La prassi dell’Agenzia delle Entrate pertanto non ammetteva:
- il semplice mantenimento dei registri contabili memorizzati elettronicamente all’interno della procedura gestionale;
- la stampa “virtuale” (Pdf) senza la successiva conservazione digitale o stampa cartacea (o effettuando la stessa solo in esito ad accessi, ispezioni o verifiche fiscali).
Elettronica
L’art. 2215-bis c.c. prevede che i libri, i repertori, le scritture e la documentazione, la cui tenuta è obbligatoria per disposizione di legge o di regolamento o che sono richiesti dalla natura o dalle dimensioni dell’impresa, possono essere formati e tenuti anche con strumenti informatici.
La tenuta di qualsiasi registro contabile con sistemi meccanografici è considerata regolare, in difetto di trascrizione su supporti cartacei, nei termini di legge, dei dati relativi all’esercizio per il quale i termini di presentazione delle relative dichiarazioni annuali non siano scaduti da oltre 3 mesi, se anche in sede di controlli e ispezioni gli stessi risultino aggiornati sugli appositi supporti magnetici e siano stampati contestualmente alla richiesta avanzata dagli organi competenti e in loro presenza (art. 7, c. 4-ter D.L. 357/1994).
In deroga a quanto previsto dal c. 4-ter, la tenuta e la conservazione di qualsiasi registro contabile con sistemi elettronici su qualsiasi supporto sono, in ogni caso, considerate regolari in difetto di trascrizione su supporti cartacei nei termini di legge o di conservazione sostitutiva digitale (D.Lgs. 82/2005), se in sede di accesso, ispezione o verifica gli stessi risultano aggiornati sui predetti sistemi elettronici e sono stampati a seguito della richiesta avanzata dagli organi procedenti e in loro presenza (art. 7, c. 4-quater D.L. 357/1994).
Deroga all’obbligo di stampa
L’art. 1, c. 2-bis D.L. 73/2022 ha superato tale impostazione, disponendo che, in deroga a quanto previsto dall’art. 7, c. 4-ter, la tenuta e la conservazione di qualsiasi registro contabile con sistemi elettronici su qualsiasi supporto sono, in ogni caso, considerate regolari in difetto di trascrizione su supporti cartacei nei termini di legge o di conservazione sostitutiva digitale (D. Lgs. 82/2005), se in sede di accesso, ispezione o verifica gli stessi risultano aggiornati sui predetti sistemi elettronici e stampati a seguito della richiesta avanzata dagli organi procedenti ed in loro presenza. Di fatto, viene meno l’obbligo di conservazione sostitutiva (apposizione della marcatura temporale e della firma digitale). In assenza di uno specifico richiamo normativo alle disposizioni del codice civile, resta una possibile criticità, ossia che la novità sia di natura prettamente fiscale. Tale conclusione, peraltro, appare in contrasto con l’intento di semplificazione previsto dalla norma: in altri termini, risulterebbe vanificata l’agevolazione ove, di fatto, assumesse rilievo il doppio binario civilistico e fiscale.
Imposta di bollo
Registri cartacei
Per i registri e libri tenuti su supporto cartaceo, l’imposta è dovuta ogni 100 pagine o frazione di pagine nella misura di € 16,00 per le società che versano la tassa di concessione governativa in misura forfettaria; ovvero € 32,00 per tutti gli altri soggetti.
L’imposta di bollo può, tuttavia, essere assolta “alternativamente” mediante contrassegno telematico ovvero modello F23 (codice tributo 458T).
Registri informatici
Per la contabilità tenuta con strumenti informatici, l’imposta è dovuta ogni 2.500 registrazioni o frazioni di esse.
Nel caso di tenuta e conservazione digitale della contabilità, l’art. 6 D.M. 17.06.2014 prevede che l’imposta sia assolta in un’unica soluzione e in via esclusivamente telematica, mediante modello F24 online (codice tributo 2501).
Il superamento dell’obbligo periodico di stampa dei registri contabili, compresi quelli per i quali è prevista l’applicazione dell’imposta di bollo, non è stato accompagnato dall’adozione di una specifica disciplina in merito alle modalità di assolvimento dell’imposta stessa
Modalità versamento imposta di bollo
Registri informatici in conservazione sostitutiva
L’imposta di bollo deve essere assolta in un’unica soluzione e in via esclusivamente telematica, mediante modello F24 online (art. 6 del D.M. 17.06.2014).
Registri informatici con stampa cartacea periodica
L’imposta di bollo deve essere assolta in funzione del numero di pagine, attraverso l’apposizione dell’apposito contrassegno, oppure mediante pagamento tramite modello F23 (o F24).
Registri informatici con stampa in caso di verifica fiscale
È ipotizzabile si possa liquidare l’imposta in base alle registrazioni e versarla in un’unica soluzione mediante F24 online.
L’assenza della stampa dei libri, infatti, rende difficoltoso il calcolo dell’imposta basato sul numero di pagine. Tuttavia, è possibile ipotizzare di effettuare una periodica stampa virtuale dei libri contabili (stampa su file in “pdf”) e liquidare l’imposta di bollo in funzione del numero di pagine (generate al momento della stampa in “pdf”).